Solução rápida para diminuir o tamanho de ficheiros Excel

Resumo

É frequente os ficheiros Excel ficarem demasiado pesados tornando mais difícil a sua partilha. A utilização excessiva de fórmulas complexas ou fórmulas voláteis que exigem recálculos constantes ou o uso excessivo de formatações condicionais contribuem muito para tornar os ficheiros mais pesados. A forma mais fácil de rapidamente reduzir o tamanho de um ficheiro Excel é gravar o ficheiro no formato Excel Binary Workbook.

Converter em Excel Binary Workbook

Este formato, com a extensão XLSB, torna o ficheiro entre 20% a 40% mais pequeno que o standard XLSX do Excel.

Para demonstrar esta diferença de compressão usamos como base de partida um dataset com 14.000+ linhas e 6 colunas (NBA Salaries - dataset by datadavis | data.world) que aumentamos duplicando os dados até atingirmos mais de 250 mil linhas e 6 colunas, ou seja mais de 1.5 Milhões de células com valores. Sem fórmulas nem formatações condicionais.

Gravando estes dados nos formatos mais comuns do Excel, vemos que:

CSV (comma-separated values) resultam num ficheiro com 14.3MB
XLSX, o formato standard do Excel, e XLSM (macro-enabled) ocupam 9.8MB
E finalmente, gravado como XLSB, uma redução de espaço de 39% com um ficheiro de 3.9MB.

Vantagens e Desvantagens do Formato Binário

O formato XLSB (BIFF12) é baseado nas especificações de ficheiros OpenXML mas num formato proprietário da Microsoft. A grande diferença entre os XSLB e os XLSX/XLSM é que a compressão ZIP destes ficheiros são componentes binários comprimidos (.bin) optimizados para uma melhor compressão.

Os ficheiros XLSB por serem mais pequenos (e particularmente úteis em datasets muito grandes) abrem mais depressa e gravam mais rápido que os ficheiros XLSX e XLSM. Com o benefício acrescido de que por ocuparem menos espaço de armazenamento e largura de banda são mais facilmente transferíveis por email. Mas em termos de RAM, o ficheiro binário tem exatamente os mesmos requisitos que os outros formatos. Ou seja, a compressão reduz o espaço que o ficheiro ocupa no disco mas não reduz a necessidade de capacidade de processamento do computador para efetuar cálculos.

Há algumas desvantagens na utilização de ficheiros binários. Não podem ser acedidos por aplicações que apenas são compatíveis com XLSX ou XLSM. Para estas aplicações o ficheiro tem de ser convertido de novo em XLSX ou XLSM (caso tenha Macros).

Mas a grande desvantagem (atualmente) dos ficheiros binários é não conseguirmos usar nestes ficheiros o Poder Query. Por isso, antes de converteres em formato binário deves ponderar sobre estas desvantagens para evitares problemas mais à frente.

Se não precisas de Power Query e não usas aplicações incompatíveis podes então comprimir os teus ficheiros para ocuparem menos espaço usando o formato binário.