Introdução à Formatação Condicional no Excel (com vídeo)

A formatação condicional permite trabalhar visualmente os dados com regras que automatizam estas alterações com bas nos conteúdos das células.

O que é a Formatação Condicional

A formatação condicional é um recurso do Excel que permite trabalhar visualmente os dados com formatações automáticas baseadas em regras associadas ao conteúdo de células. Com esta funcionalidade podemos realçar dados, por exemplo, com escalas de cores, barras de dados ou ícones. Ajudam a melhorar a descodificação dos dados, mostrando padrões e tendências, ou simplesmente tornando um dataset mais facilmente compreensível.

O Excel tem regras pré-definidas que podemos aplicar rapidamente mas também permite criar regras personalizadas. Podem ser aplicadas numa célula individual ou num conjunto de células. Não é obrigatório que sejam aplicadas na célula que tem o valor usado para a aplicação da regra. E podem ser aplicadas várias regras diferentes na mesma célula ou conjunto de células.

Como funciona a Formatação Condicional

Todas as regras de formatação condicional seguem uma estrutura lógica:

Selecionar o intervalo de célula // O primeiro passo para aplicar uma regra é selecionar uma célula, um intervalo de células ou toda a sheet.

Definir a condição // É o IF (Se) desta regra. Se os valores das células no intervalo selecionado forem alguma coisa, por exemplo MAIOR QUE ou MENOR QUE.

A regra de formatação // É o THEN (Então) da regra. Se o passo 2 for algo, então o estilo da regra é aplicado. Pode ser uma cor, um estilo de texto, um ícone, etc.

Aceder à Formatação Condicional

No friso HOME (Base), dentro do grupo STYLES (Estilos), encontramos o comando CONDITIONAL FORMATTING (Formatação Condicional).

Regras de Formatação Pré-definidas

Estas regras permitem aplicar várias formatações aos dados de forma muito rápida e com vários critérios possíveis.

Highlight Cells Rules (Regras de Realce de Células)

Greater Than, Less Than, Between, Equal To // Estas regras são simples de entender, se o valor da célula for maior que, menor que, entre determinados valores ou igual a determinado valor.

Text That Contains // Permite formatar célula que contenham um texto específico que indicamos.

A Date Occurring // É uma regra dinâmica que permite formatar células que contenham datas dentro de um determinado período. Por exemplo, formatar células com datas do mês anterior ou da próxima semana.

Duplicate Values // Esta regra é usada para identificar valores únicos ou valores duplicados nas células selecionadas.

Top/Bottom Rules (Regras de Valores Mais Altos/Baixos)

Top 10 Items, Top 10% // Permitem formatar os top performers, sem necessidade de qualquer fórmula de cálculo. Esta regra é customizável e o Top é ajustável, por exemplo Top 5 ou Top 100 etc.

Bottom 10 Items, Bottom 10% // Semelhante ao Top 10 e permite formatar os worst performers

Above Average, Below Average // A partir do cálculo da média do intervalo, formatamos os valores acima (above average) ou os valores abaixo (below average). Esta regra não é customizável.

Formatações

Escolhida a regra, o passo seguinte é indicar o estilo de formatação a aplicar. Há seis Opções pré-definidas: Light Red Fill with Dark Red Text, Yellow Fill with Dark Yellow Text, Green Fill with Dark Green Text, Light Red Fill, Red Text e Red Border. Também é possível criar estilos personalizados usando a opção: Custom Format.

Data Bars, Color Scales e Icon Sets

A outras opções pré-definidas da Formatação Condicional são modificações puramente visuais: Barras de Dados (Data Bars), Escalas de Cores (Color Scales) e Conjuntos de Ícones (Icon Sets).

Data Bars

Adiciona uma barra de cor como fundo da célula. Permite selecionar cores sólidas ou gradações. Quanto mais longa a barra, maior o número da célula.

Color Scales

Aplica uma hierarquia baseadas em cores no intervalo em que aplicamos formatação. Há 12 formatos de escalas de cores, sendo a mais comum a escala verde-amarelo-vermelho. As células com os valores mais elevados ficam pintadas a verde. Os valores mais baixos pintados a vermelho e os valores intermédios a amarelo e laranja.

Icon Sets

Os conjuntos de ícones adicionam pequenos ícones no início das células. Tal como as escalas de cores têm um comportamento adaptativo ajustado aos valores das células. Os ícones dividem-se em direcionais (directional), formas (shapes) , indicadores (indicators) e classificações (ratings).