Introdução às Tabelas Excel: principais características e benefícios

Tabelas Excel

Resumo

As Tabelas Excel permitem-nos transformar intervalos de dados em tabelas de dados. Neste artigo explicamos exactamente o que isto significa, principais benefícios e como criar e usar este recurso do Excel.

1.

Criar uma tabela

É fácil e rápido transformar dados em Tabelas Excel. Primeiro, deves garantir que não há linhas vazias e que todas as colunas têm um nome. Seleciona uma qualquer célula desse grupo de dados e clica CTRL + T. Depois de dares OK está criada uma Tabela Excel com esses dados.

Criar uma tabela

Explora mais aqui: Transformar dados em Tabelas

2.

Arrastar colunas e linhas facilmente

Um dos problemas mais comuns ao arrastar linhas ou colunas é a sobreposição de dados. Ao arrastar uma linha ou coluna para cima de outra, o Excel entende que a queremos substituir e não apenas mudar de posição.

Movimentar colunas ou linhas nas Tabelas Excel é mais simples pois o Excel trata como movimentar e não como substituir. Basta selecionar a linha ou a coluna (incluíndo o seu cabeçalho), mover e reposicionar na posição que queremos.

Arrastar colunas e linhas facilmente

3.

Cabeçalhos dos dados sempre visíveis

Com as Tabelas Excel não é necessário fixar painéis (freeze panes) para ver os cabeçalhos das colunas quando fazemos scroll em grandes intervalos de dados com muitas linhas. Com dados guardados como Tabelas Excel os cabeçalhos da tabela substituem o cabeçalho da worksheet quando scrollamos.

Cabeçalhos dos dados sempre visíveis

4.

Totais sem usar fórmulas

As Tabelas Excel permitem criar uma linha opcional de totalizadores. Esta linha é customizável e permite escolher vários totalizadores, por exemplo, SUM, COUNT, MIN ou MAX de forma automática sem qualquer fórmula. Quando a tabela é filtrada os totais da linha também actualizam, mostrando apenas os totais das linhas visíveis. O atalho para esta opção é CTRL + SHIFT + T.

Totais sem usar fórmulas

5.

Tabelas expandem e contraem com novos dados

Se adicionarmos novos dados, seja em linhas ou em colunas, as Tabelas Excel expandem para incluir esse novo elemento na tabela. O mesmo sucede quando fazemos o inverso e apagamos linhas ou colunas, a tabela reduz automaticamente o seu tamanho.

Tabelas expandem e contraem com novos dados

6.

Navegar entre tabelas

As tabelas são listadas na Caixa de Nome (Namebox) e podemos navegar para cada uma das tabelas, inclusivé saltar para Tabelas Excel em sheets diferentes.

Navegar entre tabelas

7.

Alterar o nome das tabelas

São atribuídos nomes genéricos sequenciais como Table1, Table2, etc às Tabelas Excel. Estes nomes podem ser alterados a qualquer momento na Caixa de Nome (Namebox).

Alterar o nome das tabelas

8.

As teclas de atalho funcionam com as tabelas

As teclas de atalho funcionam circunscritas às tabelas. As seleções rápidas que podemos fazer na sheet funcionam de igual forma nas tabelas, por exemplo, SHIFT + SPACE para selecionar uma linha, CTRL + SPACE para selecionar uma coluna ou CTRL + SHIFT + SPACE para selecionar toda a tabela.

As teclas de atalho funcionam com as tabelas

9.

Flash fill e alteração automática de fórmulas

As fórmulas introduzidas numa linha são automaticamente propagadas pelas restantes linhas dessa coluna. Assim como, quaisquer alterações a uma fórmula dentro de uma linha actualizam para a restante coluna.

Flash fill e alteração automática de fórmulas

10.

Fórmulas mais simples de entender com referências estruturadas

Todas as fórmulas dentro de uma tabela são transformadas numa síntaxe mais simples com a utilização das referências estruturadas.

Fórmulas mais simples de entender com referências estruturadas

As referências estruturadas, especialmente em fórmulas muito longas, simplificam a escrita, leitura e descodificação das fórmulas. Podemos escrever sem ter que saber de cor os elementos com que queremos formar as fórmulas. Ao digitar a primeira letra da tabela, o menu sugere as tabelas possíveis, bastando escolher a que pretendemos.
=AVERAGE(Table1[Idade]) // com referência estruturada
=AVERAGE(E5:E11) // sem usar referência estruturada
Já com a tabela selecionada basta abrir o parentesis recto "[" para termos acesso a todos os objectos da tabela em questão. Este objectos são navegáveis com as setas cursor e a tecla TAB faz o autocomplete com o objecto selecionado. E fechar com "]" para terminar a fórmula.

Opções de fórmulas nas tabelas

11.

Ranges dinâmicas

As Tabelas Excel alargam e contraem com as mudanças que fazemos e propagam para toda a tabela mudanças feitas em alguma fórmula. Esta capacidade permite que as ranges de dados se mantenham sempre actualizadas e quaisquer alterações de valores na tabela sejam imediatamente consideradas nas fórmulas.

Ranges dinâmicas
=ROWS(Table1) // conta quantas linhas tem a tabela
=ROWS(Table1[#Headers]) // conta a linha de cabeçalho
=MAX(Table1[#Data]) // encontra o valor máximo nos dados da tabela
=MAX(Table1) // faz o mesmo cálculo que a fórmula anterior
=MIN(Table1[#Totals]) // encontra o valor mínimo na linha de totais
=MIN(Table1) // encontra o valor mínimo da tabela
ElementoRefere para 
[@Nome_da_Coluna]A linha actual. Ex.: a mesma linha da fórmula 
[#All]Toda a tabela, incluíndo dados, cabeçalho e coluna de totais 
[#Data]Os dados da tabela (exclui cabeçalho e coluna de totais) 
[#Headers]A primeira linha (os cabeçalhos das colunas) 
[#Totals]A linha de totais. Se não existir devolve erro.

12.

Desligar referências estruturadas

File > Options > Formulas > Use table names in formulas

Desligar referências estruturadas

13.

Formatação das tabelas

As Tabelas Excel têm estilos pré-definidos que podem ser alterados rapidamente sem afectar os dados da tabela. Basta selecionar uma célula da tabela para que surge no friso a opção "Table Design". Basta um clique nos estilos disponíveis para alterar toda a tabela.

Formatação das tabelas

14.

Remover toda a formatação

A formatação das tabelas é uma forma de a distinguir de dados que não estão estruturados em Tabelas Excel. Mas não é obrigatório usar um esquema de cores. Para retirar a formatação à tabela basta escolher o estilo "None" e a tabela perderá o esquema de formatação.

Remover toda a formatação

15.

Estilo de formatação pré-definido

Para definir um estilo como pré-definido, ou seja o estilo que será sempre usado em todas as tabelas que se criem, basta clicar com o botão direito do rato e selecionar "Set as Default".

Estilo de formatação pré-definido

16.

Podem ser usadas como origem de dados para pivot tables e gráficos dinâmicos

As Tabelas Excel podem ser usadas como origem para criar tabelas dinâmicas ("Summarize with Pivot Table") e também para criar gráficos dinâmicos da mesma forma que o fazemos para outros dados não guardados como tabela de excel.

Tabelas como origem de dados para pivot tables e gráficos dinâmicos

17.

Podem ser aplicados slicers

As tabelas também permitem que criemos slicers por forma a facilitar os filtros que queiramos aplicar usando o botão "Insert Slicer".

Podem ser aplicados slicers em tabelas

18.

Reverter de tabela para range de dados

Para reconverter os dados podemos usar a opção "Convert to Range" e a tabela voltará a ser uma range de dados normal. Antes de o fazeres altera o estilo da tabela para "None", como mostramos no ponto 16, uma vez que a tabela ao voltar a range não perde a formatação de esquema de cores.

Reverter de tabela para range de dados

Descargas

Descarrega aqui o ficheiro com os exemplos do artigo para as Tabelas de Excel
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